Как научиться расставлять приоритеты

Способностью размышлять на несколько тем одновременно или заниматься сразу несколькими делами обладает крайне редкое число людей. Из личностей известных похвастаться таким талантом мог разве что Цезарь. Современные же люди чаще всего попросту теряются под грузом дел: работа, семья, занятия спортом, бытовые ситуации. И непонятно, за что хвататься в первую очередь. Поэтому так важно уметь правильно расставлять приоритеты.

Если вы хотите прослушать эту статью в записи, вы можете воспользоваться плеером ниже:

В итоге планы рушатся, и как правило, пагубно сказываются на настроении и даже на здоровье. Неумение распоряжаться временем правильно приводит к увольнению с работы, и, как следствие, к депрессиям. Все дело в том, что лишь небольшое количество людей знает, как расставить приоритеты в делах. Большая же часть населения страны этим навыком, к сожалению, не обладает. Хорошие новости заключаются в том, что расставлять приоритеты в работе и жизни легко можно научиться.

Как нужно расставлять приоритеты

Факторы влияния на приоритеты в жизни человека у всех разные. Само слово приоритет подразумевает процесс выявления важнейшей, первостепенной задачи. Неумение увидеть, над чем стоило бы поработать в первую очередь, как раз и приводит к неприятностям. И первое, с чего стоит начать, чтобы отделить главное от второстепенного, это расписать сферы интересов. Специалисты советуют выбирать между восемью сферами:

1. Саморазвитие — стремление развиваться и учиться новому
2. Духовные ценности — внутренний мир, развитие, обретение внутренней гармонии и любви к себе и миру
3. Семья — отношения с близкими людьми, родственниками и детьми
4. Социальное окружение — отношения с окружающими людьми и создание репутации
5. Здоровый образ жизни — занятия спортом, диета, нормы гигиены, стремление выглядеть лучше и быть здоровым
6. Отдых — умение остановиться, вовремя расслабиться и побыть наедине с собой
7. Финансы — улучшение материального состояния, стремление к богатству, мечты материального характера
8. Карьера — развитие навыков и амбиций в профессиональном плане. Стремление стать лучшим в своем деле и востребованным специалистом.

Расставлять приоритеты в сферах жизни важно хотя бы для того, чтобы не допускать эмоционального и профессионального выгорания, усталости, неврозов и невыполнения задач. Кроме того, переутомление часто становится причиной рассеянности. А она может принести немало неприятностей как на работе, так и в отношениях с окружающими. К счастью, даже запущенные случаи рассеянности можно корректировать. Для этого можно использовать методы расстановки приоритетов. Это интересные упражнения, которые со временем могут стать полезной привычкой.

Как расставлять приоритеты. Метод первый – «что будет спустя год?»

Это упражнение позволяет сделать выбор, если нужно принять непростое решение. Для этого нужно представить, как жизнь будет выглядеть в будущем, спустя ровно год, и попытаться мысленно оглянуться. Так ли важно будет то, что происходит здесь и сейчас? Стоит ли уделять внимание проблемам и заботам, которые сегодня гложут душу и сердце? Главная цель упражнения — понять, что действительно будет важным. И предугадать — что может пойти не так и какие действия в первую очередь необходимо предпринять. Таким образом, можно посмотреть на себя как-бы со стороны.

Итак, важные моменты:

• Нужно «увидеть» жизнь спустя 12 месяцев.
• «Увидеть» как были цели.
• Создать конспект планов, которые приведут к положительному итогу.

Метод второй — обратное мышление

В стандартном планировании и составлении списка задач человек просто выписывает наиболее важные из них. С новым методом действия складываются, наоборот. Сначала выбирается приоритет. Самая важная цель или дело, которое нужно завершить в первую очередь. Таким образом, сначала нужно выбрать задачу, убедиться, что она главная и только потом выбрать остальные приоритеты. Метод позволит сравнить главное дело с остальными и определить, действительно ли оно имеет первоочередное значение.

Как расставлять приоритеты. Метод системы баланса показателей

Это одно из часто упоминаемых специалистами и упражнений. Его особенность — в возможности определить дальнейшие шаги и к целям сразу в нескольких сферах жизни. Это прекрасный метод, который помогает определиться с тем, какая задача принесет пользу. Для выполнения упражнения понадобится карандаш и бумага. Но вначале необходимо представить все мечты и ожидаемые результаты. Выбрав наиболее реалистичные из них, можно приступать:

Шаг 1. Определить цели и итоги, к которым они могут привести. Добавить примерные сроки их выполнения, вплоть до даты — конец недели, месяца или года.

Шаг 2. К задачам нужно дописать подпункты — какие шаги приведут к их реализации.

Важно! Каждый шаг должен быть небольшим и реально выполнимым. Он должен быть настолько простым, чтобы появилась вера в его осуществимость.

Шаг 3. Создание системы приоритетов. Поскольку в плане стоит сразу несколько задач, вокруг каждой нужно нарисовать круг таким образом, чтобы все круги-задачи пересекались между собой. Затем нужно попытаться определить, какие действия помогут реализовать несколько задач целей одновременно. Например, анализ сплоченности коллектива и делегирование полномочий приведут к скорейшему завершению проектов. Выполняя это, упражнение не стоит торопиться. Вдумчивый анализ поможет планировать цели эффективно.

Метод матрицы Кови

Второй по популярности среди бизнесменов способ правильно рассредоточить дела и цели. Он помогает не только расписать задачи по степени важности, но и успокоить нервы, поскольку позволяет спокойно посмотреть на все приоритеты со стороны.

Известный тренер личного роста Стивен Кови предложил разделить лист бумаги на 4 равных части, нарисовав одну линию поперек листа, а вторую — сверху вниз. Проделав эту манипуляцию далее нужно подумать — какие дела в последнее время выполняются наиболее часто и имеют высокую степень важности. Далее всё это нужно расписать по четырем секциям:

• Важные и срочные
• Важные и не срочные
• Неважные и срочные
• Неважные и не срочные

Большинство дел должны оказаться в квадрате «важные и не срочные». На долю секции важных и срочных дел в идеале ничего не должно оставаться. Всё, что оказалось неважным нужно профильтровать. От каких-то дел вообще можно отказаться, если они не приносят пользы и лишь отнимают время.

Матрица Кови позволяет не допускать ситуаций с авралами. Важные дела должны решаться неспешно, чтобы не допускать в них ошибок и авралов. Кроме того, это упражнение прекрасно помогает понять, какие из не срочных дел можно запланировать на поздний срок, а от каких вовсе отказаться.

Метод ABCDE

Это простая и действенная методика, однажды представленная Брайаном Трейси и получившая высокие отклики. Главная особенность упражнения — возможность размышлять, составлять список задач, и работать быстрее. Для этого нужно выписать все дела и планы на ближайшие 3-4 недели. Это позволит освободить мозг от лишних мыслей и увидеть перспективы перед собой. Ну а далее необходимо все эти задачи разделить на несколько типов.

Тип А. Самые важные. К этой категории нужно отнести дела, которые непосредственно влияют на дальнейшую жизнь в целом. Если их не выполнить, то можно потерять друзей, близких, деньги, работу или даже свою жизнь. Следуя терминологии Трейси, это “лягушки” — не совсем приятные задачи, которые нужно заставить себя проглотить. Если таких задач много, их рекомендуется раздробить на мелкие дела, и решать по мере важности.

Тип В. Задачи по рангу ниже предыдущих. Их невыполнение также может иметь последствия для будущей жизни, но все будет зависеть от ситуации.

Автор методики советует — если задачу типа Б нельзя выполнить в ближайшее время, то лучше взяться за задачу типа В. И наоборот, ее стоит откладывать важные задачи на потом, если от них напрямую зависит будущий успех.

Тип С. Задачи, у которых нет последствий. К этой категории стоит отнести дела, которые не занимают первую строчку в числе приоритетных, и не имеет особого значения, будут они отложены на потом или нет. Например, такой задачей является звонок другу. К задачам С не стоит прикасаться, пока не выполнены А и В.

Тип D. Это задачи, которые можно спокойно перепоручить кому-то другому. Особенно, если это позволит уделить больше времени делам поважнее. К примеру, можно нанять уборщицу, если нет времени на приведение дома в порядок.

Тип Е. Задачи, которые никак не влияют на жизнь и могут быть вычеркнуты из списка. К таким делам можно отнести бесцельный просмотр соцсетей, компьютерные игры или фильмы. Отказаться от этих планов тем более важно, если ещё не выполнены предыдущие типы задач.

Упражнения, помогающие в расстановке приоритетов

Кроме методов расстановки жизненных приоритетов каждому могут пригодиться простые упражнения, которые позволят эффективно решать текущие дела и развивать мышление. К примеру, упражнение на развитие внимания. Для его выполнения понадобится стул.

Нужно сесть на стул, поднять голову и держать шею прямо, а плечи расправить и опустить. Далее следует поднять правую руку, указывая пальцами вправо, повернуть только голову и сконцентрироваться на пальцах руках. Таким образом нужно удерживать руку и взгляд на ней около минуты. Затем повторить то же самое левой рукой.

Ещё одно упражнение нужно делать при помощи бумаги и ручки. Необходимо взять лист бумаги с ручкой и вести прямую линию. Делать это нужно плавно и думать только о прямой линии. Это упражнение позволяет не только тренировать внимание, но и отслеживать динамику тренировок.

Это далеко не все методы расстановки приоритетов. Существует множество способов выделить главные и вторичные задачи. Но эти способы сконцентрироваться на важном выполняют одну и ту же функцию — они позволяют человеку развиваться и становиться успешным именно в той сфере, которая ему больше всего по душе. Человек от природы наделен уникальными талантами. И правильная расстановка целей позволит их усилить и добиться успеха.

Ольга Фигура