Матрица Эйзенхауэра — рациональное распределение приоритетности задач. Составление списка дел — это первый шаг к выполнению работы, но как определить, что нужно сделать в первую очередь, если у вас недостаточно времени, чтобы сделать все за один день?
Эффективная расстановка приоритетов позволит вам повысить производительность и обеспечить немедленное внимание к самым срочным задачам.
Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает вам организовать и расставить приоритеты в соответствии с их срочностью и важностью.
С помощью этого инструмента вы разделите свои задачи на четыре квадранта в зависимости от того, какие задачи вы будете выполнять в первую очередь, какие задачи вы запланируете на потом, какие задачи вы делегируете и какие задачи вы исключите.
Сегодня в этой статье мы поговорим о том, как создать матрицу Эйзенхауэра и познакомимся с несколькими советами по расстановке приоритетов в задачах.
Создатель метода Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это способ организации задач в соответствии с их срочностью и важностью, чтобы вы могли эффективно расставить приоритеты для наиболее важной работы. Название матрицы происходит от имени Дуайта Девида Эйзенхауэра, 34-го президента США и пятизвездочного генерала. Человека, известного своей продуктивностью.
Эйзенхауэр еще во время Второй мировой войны, представил свою идею управления временем, которая впоследствии привела к созданию матрицы Эйзенхауэра.
В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал слова не названного президента университета:
«У меня есть два вида проблем — срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».
В конце 1961 года Эйзенхауэр выступил с обращением к ассоциации Century Association. Принципиальным пунктом его выступления было обсуждение необходимости сотрудничества и долгосрочного мышления в продвижении Америки к «твердому и справедливому миру». Однако в своем вступительном слове Эйзенхауэр снова затрагивает философию, лежащую в основе матрицы срочности/важности:
«Кто может с точностью определить для нас разницу между долгосрочной и краткосрочной перспективой! В особенности, когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять основное внимание неотложному настоящему, а не важному будущему».
Контекст цитаты — удовлетворение краткосрочных потребностей в сравнении с долгосрочными стратегическими приоритетами.
Позднее Стивен Кови, эксперт по управлению бизнесом и автор книги «7 привычек высокоэффективных людей», взял слова Эйзенхауэра и использовал их для разработки популярного сегодня инструмента управления задачами, известного как матрица Эйзенхауэра.
К слову сказать, что принцип матрицы Эйзенхауэра схож с методом квадрата Декарта. Подробнее об этом можно прочитать здесь.
Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени
Матрица Эйзенхауэра, также известная как Квадрат Эйзенхауэра или Коробка Эйзенхауэра, Матрица срочного/важного или Матрица тайм-менеджмента.
Для чего используется матрица Эйзенхауэра или матрица тайм-менеджмента?
Она является не только общим инструментом в одной из самых цитируемых книг в мире продаж, но и ресурсом, который в значительной степени помогает планировать, расставьте приоритеты, делегируйте еженедельные и ежемесячные задачи, разделив их на четыре квадранта, от важных до неважных и от срочных до несрочных.
Однако его преимущества идут немного дальше. Управляя работой таким образом, вы также можете понять, какие действия в вашей повседневной жизни могут быть делегированы другому члену вашей команды или даже полностью исключены. Таким образом, останется место для того, что не обязательно должно быть выполнено немедленно, но что не следует откладывать, потому что это жизненно важно для хорошей работы в вашей области, вашей компании или вашего бизнеса в целом.
Безусловно, матрица Эйзенхауэра является хорошим союзником не только для того, чтобы не тратить слишком много лишних часов на работу, но и для того, чтобы время, которое вы вкладываете, было качественным.
Вы знаете, как это реализовать? Здесь мы объясним, как это сделать, и вы увидите, что это очень просто.
Характеристика квадрантов
Эффективно управлять временем может быть сложно. Как только вы начинаете задачу, либо тут же появляются важные и срочные дела, либо у вас уже есть список сообщений в вашем почтовом ящике, спрашивающих, как у вас дела с другими десятью задачами, которые находятся на рассмотрении.
И, конечно же, в вашем WhatsApp или Telegram появилось более 50 новых уведомлений о горящем проекте. Что вы сделаете в первую очередь?
К счастью, есть инструмент, который поможет вам реализовать рабочий процесс — матрицей Эйзенхауэра. И стоит подробнее разобраться с ее квадрантами:
Квадрант А – «Важно и срочно»
Квадрант В «Важно и не срочно»
Квадрант С «Не важно и срочно»
Квадрант D «Не важно и не срочно»
В чем разница между важными и срочными задачами
Как отличить срочные задачи от важных?
Срочность и важность могут звучать как похожие слова, но если проанализировать их с точки зрения принципа Эйзенхауэра, то разница между ними фундаментальна.
Различение срочного и важного в матрице Эйзенхауэра поможет вам определить, на каких задачах вам следует сосредоточиться, а какие задачи лучше поручить другим членам команды.
Срочные задачи требуют вашего немедленного внимания. Когда что-то срочно, это должно быть сделано сейчас, и есть четкие последствия, если вы не выполните эти задачи в определенные сроки. Это задачи, которых вы не можете избежать, и чем дольше вы откладываете их выполнение, тем больше стресса вы будете испытывать, а это может привести к выгоранию.
Примерами срочных задач могут быть:
- завершение проекта в последний момент;
- выполнение срочного запроса клиента;
- ремонт прорвавшейся трубы в вашей квартире и т.д.
Важные задачи могут не требовать немедленного внимания, но эти задачи помогут вам достичь долгосрочных целей. То, что эти задачи менее срочные, не означает, что они не имеют значения. Вам нужно будет тщательно спланировать эти задачи, чтобы эффективно использовать свои ресурсы.
Примеры важных задач могут включать:
- планирование долгосрочного проекта;
- установление профессиональных контактов для создания клиентской базы;
- регулярные задачи и проекты по техническому обслуживанию.
Как только вы научитесь различать срочные и важные задачи, вы сможете начать разделять свои задачи на четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра.
Как правильно распределить задачи в таблице
Используйте несколько шагов, чтобы правильно сделать собственную матрицу Эйзенхауэра:
- Установите свои квадранты
Для начала вы должны представить, что ваши задачи будут организованы в 4 квадранта приоритета, как мы уже упоминали: важные, не важные; срочно, не срочно. Это должно выглядеть примерно так:
- Распределите задачи по цветам
Цветовое кодирование задач — это тактика, которая поможет вам визуализировать наиболее приоритетные пункты. Анализируя свой список дел, попробуйте выделить четыре цвета в соответствии с уровнем приоритетности.
Используйте код следующим образом:
- красный цвет = пункты с наивысшим приоритетом;
- зеленый = второй по приоритету;
- желтый = третий по приоритету;
- синий = не приоритет.
Когда вы разметите свои задачи по цветам, эти цвета перенесут вас непосредственно в матрицу Эйзенхауэра. Красные задачи — это ваши задачи первого квадранта: «сделать». Зеленые задачи — это ваши задачи во втором квадранте: «расписание». Желтые задачи — это ваши задачи в третьем квадранте: «делегировать», а синие задачи — это ваши задачи в четвертом квадранте: «устранить».
- Классифицируйте свои задачи по квадрантам
Теперь, когда вы знаете, как расставлять приоритеты в своих задачах, взгляните на то, что следует классифицировать как срочные и важные. Итак, вы знаете, как это сделать, вот определения:
- Квадрант 1: срочное + важное
Здесь есть все, что нужно сделать как можно быстрее и что нельзя делегировать никому другому. Мы имеем в виду повседневные ситуации, такие как написание ежедневного поста для блога вашей компании, чтобы выполнить установленную квоту контента, а также те, что возникают неожиданно, например, кризис в социальных сетях, который необходимо решить как можно скорее.
- Квадрант 2: важное + не срочное
В этом пространстве разместить то, что должно исполниться, но оно не имеет непосредственной даты. Например, презентация маркетинговой стратегии на последний квартал года: вы не обязаны делать это сегодня, но это должно быть в вашем списке важных задач для вашей команды.
- Квадрант 3: срочно + не важно
Возможно, вы не имеете в виду эту классификацию большую часть времени, но есть задачи срочные, но не важные. Это означает, что вы можете делегировать их кому-то из вашей команды для последующей работы, не жертвуя временем, которое вы должны инвестировать в другие действия. Например, планирование встреч с потенциальными клиентами, ответы на электронные письма с квитанциями или сопровождение рекламной кампании; то есть все рутинное.
- Квадрант 4: не срочно + не важно
Изо дня в день мы будем сталкиваться с такими задачами, которые слишком сильно нас отвлекают или заставляют откладывать какое-либо действие. Это то, что многие называют прокрастинацией, что не обязательно означает, что вы ничего не делаете, а скорее тратите свое время на вещи, которые не помогают вам двигаться вперед, такие как проверка всех ваших личных учетных записей в социальных сетях перед проверкой электронной почты или потратить больше, чем необходимо, чтобы выбрать цвет для фона фотографии. Все, что подходит сюда, должно быть удалено.
- Ограничьте количество задач до 10 в каждом квадранте
Даже если у вас много задач в списке дел, постарайтесь ограничить их до 10 пунктов в каждом квадранте. Это предотвратит загромождение и перегруженность вашей матрицы Эйзенхауэра.
Вы можете составить несколько матриц, но ограничение списка дел только необходимыми делами позволит вам начать процесс расстановки приоритетов, не теряя времени.
- Разделяйте личные и профессиональные списки дел
Еще один способ ограничить количество пунктов в матрице Эйзенхауэра — создать отдельные матрицы для личных и профессиональных списков дел.
Ваши рабочие и личные задачи требуют разных сроков, ресурсов и методов, и, вероятно, также потребуют разных умственных процессов. Чтобы эффективно управлять своими профессиональными и личными целями, вам придется «разделять и властвовать».
- Исключите, а затем расставьте приоритеты
Во-первых, избавьтесь от ненужных задач, чтобы эффективно расставить приоритеты. С помощью этой стратегии вы справитесь с четвертым квадрантом, прежде чем переходить к квадрантам один, два и три.
Когда вы просматриваете свой список дел, оцените, какие пункты вы записали, которых там не должно быть.
На самом деле, 60% нашего рабочего времени уходит на мелкие детали работы — например, обмен статусами одобрения или отслеживание информации. Если вы можете быстро это отбросить — сделайте это. Это ускорит процесс определения приоритетов, и в конце вы, вероятно, перейдете ко второму раунду отсева.
- Создайте свою матрицу Эйзенхауэра с помощью инструментов управления задачами
Сортировка списка дел — самая сложная часть матрицы Эйзенхауэра, но благодаря автоматизации вам больше не придется выполнять этот шаг вручную.
Для осуществления планирования и управления задачами в матрице Эйзенхауэра не требуются дорогие или труднодоступные элементы, может быть достаточно доски, повестки дня, какой-нибудь электронной таблицы и т. д.
Однако в настоящее время можно найти приложения (app) для стационарных и мобильных устройств на основе этой матрицы, которые, будучи мультиплатформенными, позволяют, например, вводить задачи с настольного или портативного компьютера и продолжать работу на телефоне или на планшете и наоборот, гарантируя, что все будет идеально синхронизировано, что значительно упростит его работу и управление.
Используйте программное обеспечение для управления задачами, чтобы определить, какие задачи имеют наивысший приоритет:
Кроме матрицы Эйзенхауэра можно использовать:
Подведем итог.
Матрица Эйзенхауэра или матрица управления временем — это эффективный инструмент управления, который направляет процесс расстановки приоритетов и планирования задач на основе переменных срочности и важности, тех же самых, которым следовал и применял известный Дуайт Д. Эйзенхауэр.
Правильное применение матрицы позволяет нам сосредоточить наше время и усилия на целях, ранее установленных организацией или лицом в зависимости от обстоятельств.
С помощью управления задачами вы можете сортировать, выделять цветом и делегировать задачи своей команде. Позвольте матрице Эйзенхауэра повысить вашу продуктивность, чтобы вы могли достичь своих целей за меньшее время.
